Bewirtungskosten für Selbständige 2025
Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern sind ein wichtiger Teil des Geschäftslebens. Hier erfahren Sie, wie Sie Bewirtungskosten korrekt absetzen und welche Dokumentation das Finanzamt verlangt.
Die 70%-Regel bei Bewirtungskosten
Bei der Bewirtung von Geschäftspartnern (externe Personen wie Kunden, Lieferanten, Berater) gilt: Sie können nur 70% der Kostenals Betriebsausgabe absetzen. Die restlichen 30% sind nicht abzugsfähig.
Beispielrechnung
Restaurantrechnung: 200,00 € (inkl. 19% MwSt)
Nettobetrag: 168,07 €
Vorsteuer (100%): 31,93 € ✓
Absetzbar (70%): 117,65 €
Nicht absetzbar (30%): 50,42 €
Gesamte Steuerersparnis: ~55€ (bei 35% Steuersatz)
Vorsteuer zu 100%
Gute Nachricht: Die Vorsteuer können Sie zu 100% geltend machen – nicht nur zu 70%. Das macht Bewirtungskosten trotz der Einschränkung attraktiv.
Voraussetzung: Sie sind vorsteuerabzugsberechtigt und haben eine ordnungsgemäße Rechnung.
Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg
Das Finanzamt stellt strenge Anforderungen an die Dokumentation von Bewirtungskosten. Fehlerhafte Belege führen zur Nichtanerkennung!
Bei Rechnungen bis 250 €
- Name und Anschrift des Restaurants
- Datum der Bewirtung
- Auflistung der Speisen und Getränke
- Rechnungsbetrag inkl. MwSt-Satz
Ergänzen Sie: Namen der Teilnehmer, Anlass, ggf. Trinkgeld
Bei Rechnungen über 250 €
- Alle Angaben wie bei Kleinbetragsrechnung
- Ihr Name/Firma als Rechnungsempfänger
- Steuernummer des Restaurants
- Separater Ausweis des MwSt-Betrags
Tipp: Bitten Sie das Restaurant, eine ordentliche Rechnung auszustellen!
Zusätzliche Angaben (immer erforderlich)
Namen der bewirteten Personen
Vollständige Namen aller Teilnehmer (auch Sie selbst). Bei größeren Gruppen: mindestens eine Ansprechperson + Personenzahl.
Konkreter Anlass
Ein konkreter geschäftlicher Anlass wie: "Projektbesprechung Website-Relaunch", "Vertragsverhandlung", "Kundenpflege Jahresabschluss". Nicht: "Geschäftsessen".
Abgrenzung: Wann gilt welche Regel?
| Anlass | Abzugsfähig | Besonderheit |
|---|---|---|
| Geschäftspartner bewirten | 70% | Klassische Bewirtungskosten |
| Mitarbeiter beim Arbeitsessen | 100% | Reine Betriebsausgabe |
| Betriebsfeier (alle MA) | 100% | Bis 110€/Person/Jahr steuerfrei |
| Eigene Verpflegung auf Reise | Pauschale | Verpflegungsmehraufwand |
| Geschenk statt Bewirtung | 100% | Bis 50€/Person/Jahr |
Häufige Fehler vermeiden
Fehler 1: Unkonkreter Anlass
"Geschäftliches" oder "Kundenpflege" reicht nicht. Schreiben Sie konkret: "Besprechung Angebot Büroeinrichtung" oder "Projektabschluss Webseite XY".
Fehler 2: Fehlende Namen
Die Namen aller Teilnehmer müssen dokumentiert sein – auch Ihr eigener Name. Bei häufiger Bewirtung derselben Person kann das Finanzamt kritisch nachfragen.
Fehler 3: Nachträgliche Ergänzungen
Ergänzen Sie die Angaben zeitnah auf dem Original-Beleg. Lose Zettel oder offensichtlich später ausgefüllte Formulare werden nicht akzeptiert.
Fehler 4: Unverhältnismäßig hohe Kosten
Bei überdurchschnittlich teuren Bewirtungen (z.B. Champagner, Luxusrestaurant) prüft das Finanzamt genauer. Halten Sie die Kosten im geschäftsüblichen Rahmen.
Praktische Tipps
Trinkgeld dokumentieren
Schreiben Sie das Trinkgeld handschriftlich auf den Beleg und lassen Sie es sich vom Service quittieren (Unterschrift).
Immer Rechnung verlangen
Bitten Sie bei größeren Beträgen um eine ordentliche Rechnung auf Ihren Firmennamen – nicht nur einen Kassenbon.
Bewirtungsbeleg-Vorlage nutzen
Verwenden Sie ein standardisiertes Formular (Bewirtungsbeleg) und heften Sie es direkt an die Restaurantrechnung.
Digitalisierung erlaubt
Sie dürfen Bewirtungsbelege scannen und digital aufbewahren – sofern das Original korrekt war und der Scan lesbar ist.
Krankenversicherung optimieren
Neben Bewirtungskosten können Sie auch bei Ihrer Krankenversicherung sparen. Vergleichen Sie jetzt kostenlos PKV-Tarife.
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