Betriebsausgaben für Selbständige 2026
Betriebsausgaben mindern Ihren Gewinn und damit Ihre Steuerlast. Hier erfahren Sie, welche Kosten Sie absetzen können und worauf Sie achten müssen.
Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie werden von den Betriebseinnahmen abgezogen und mindern so den zu versteuernden Gewinn.
Steuerersparnis durch Betriebsausgaben
Wichtig:
Je höher Ihr persönlicher Steuersatz, desto mehr sparen Sie durch Betriebsausgaben. Bei einem Grenzsteuersatz von 42% spart jeder Euro Betriebsausgabe 42 Cent Steuern.
Arbeitszimmer & Homeoffice
Homeoffice-Pauschale
- 6 € pro Tag Homeoffice
- Maximum: 1.260 € pro Jahr (210 Tage)
- Kein separates Arbeitszimmer erforderlich
- Keine Belege für Raumkosten nötig
- Ideal für Küchentisch-Arbeiter
Separates Arbeitszimmer
- Volle Kosten absetzbar
- Voraussetzung: Mittelpunkt der Tätigkeit
- Anteilige Miete, Strom, Heizung, Internet
- Einrichtung als Arbeitsmittel
- Deutlich höherer Abzug möglich
Beispielrechnung Arbeitszimmer: Bei einer 80m² Wohnung mit 15m² Arbeitszimmer (18,75%) und 1.000 € Warmmiete können Sie monatlich 187,50 € als Betriebsausgabe ansetzen = 2.250 € pro Jahr.
Fahrtkosten absetzen
Für betriebliche Fahrten können Sie die Kosten als Betriebsausgabe geltend machen. Es gibt verschiedene Methoden:
| Methode | Betrag | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Kilometerpauschale | 0,30 €/km | Dokumentation der Fahrten |
| Fahrtenbuch | Tatsächliche Kosten | Lückenlose Dokumentation aller Fahrten |
| 1%-Regelung | 1% des Bruttolistenpreises/Monat | Betriebliche Nutzung >50% |
Tipp:
Bei vielen kurzen Fahrten ist die Kilometerpauschale oft günstiger. Bei einem teuren Firmenwagen mit hohen laufenden Kosten lohnt sich das Fahrtenbuch.
Arbeitsmittel & Büroausstattung
Alle Gegenstände, die Sie für Ihre berufliche Tätigkeit benötigen, können als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Sofort absetzbar (bis 800 € netto)
- Schreibtisch und Bürostuhl
- Monitor, Tastatur, Maus
- Drucker und Scanner
- Software und Apps
- Büromaterial
Über Abschreibung (über 800 € netto)
- Computer/Laptop: 1 Jahr (seit 2021)
- Büromöbel: 13 Jahre
- Pkw: 6 Jahre
- Maschinen: je nach Art 5-15 Jahre
Sonderregelung Computer:
Seit 2021 können Computer, Laptops, Software und Peripheriegeräte unabhängig vom Anschaffungspreis im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden.
Telefon & Internet
Telefon- und Internetkosten sind bei beruflicher Nutzung absetzbar. Bei gemischter Nutzung müssen Sie den beruflichen Anteil ermitteln.
Pauschale Aufteilung
Das Finanzamt akzeptiert ohne Nachweis:
- 20% der Kosten als betrieblich
- Maximum: 20 € pro Monat
- Oder: Einzelverbindungsnachweis für 3 Monate
Separate Verträge
Bei ausschließlich beruflicher Nutzung:
- 100% absetzbar
- Geschäftlicher Handyvertrag
- Separater Internet-Anschluss im Büro
Fortbildung & Fachliteratur
Investitionen in Ihre berufliche Weiterbildung sind vollständig als Betriebsausgaben absetzbar.
- Seminare und Kurse – auch online
- Konferenzen und Messen – inkl. Reisekosten
- Fachbücher und Zeitschriften
- Online-Kurse und Abonnements (LinkedIn Learning, etc.)
- Prüfungsgebühren und Zertifikate
Bewirtungskosten
Geschäftsessen sind zu 70% als Betriebsausgabe absetzbar. Es gelten besondere Dokumentationspflichten:
Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg:
- Datum und Ort der Bewirtung
- Namen aller Teilnehmer (auch Sie selbst)
- Konkreter geschäftlicher Anlass
- Höhe der Kosten (inkl. Trinkgeld)
Achtung:
"Geschäftsessen" reicht als Anlass nicht aus! Schreiben Sie konkret, z.B. "Projektbesprechung Website-Relaunch" oder "Akquise-Gespräch Kunde XY".
Versicherungen absetzen
Viele Versicherungen sind als Betriebsausgaben oder Sonderausgaben absetzbar:
Als Betriebsausgabe (100%)
- • Berufshaftpflichtversicherung
- • Betriebsunterbrechungsversicherung
- • Rechtsschutzversicherung (beruflicher Teil)
- • Kfz-Versicherung (betriebliches Fahrzeug)
- • Elektronikversicherung
Als Sonderausgabe
- • Krankenversicherung (Basisabsicherung)
- • Pflegeversicherung
- • Berufsunfähigkeitsversicherung
- • Rürup-Rente (Basisrente)
- • Unfallversicherung (anteilig)
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