Buchhaltung für Selbständige 2026
Die Buchhaltung ist das Fundament jeder erfolgreichen Selbständigkeit. Hier erfahren Sie alles zu Ihren Pflichten, den besten Software-Lösungen und wie Sie Ihre Finanzen effizient organisieren.
Grundlagen der Buchhaltung
Buchhaltung bedeutet, alle Geschäftsvorfälle systematisch zu erfassen und zu dokumentieren. Sie bildet die Grundlage für Ihre Steuererklärung und gibt Ihnen jederzeit einen Überblick über Ihre finanzielle Situation.
Einfache Buchführung (EÜR)
- Für Freiberufler und kleine Gewerbetreibende
- Einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben
- Keine Inventur oder Bilanz erforderlich
- Ideal für Einsteiger
Doppelte Buchführung
- Pflicht ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn
- Für im Handelsregister eingetragene Kaufleute
- Soll und Haben auf jedem Konto
- Steuerberater empfohlen
Buchhaltungssoftware im Vergleich
Moderne Buchhaltungssoftware erleichtert die Arbeit erheblich. Hier ein Überblick über die beliebtesten Lösungen für Selbständige:
| Software | Preis/Monat | Besonderheiten | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| lexoffice | ab 7,90 € | Sehr intuitiv, Banking-Anbindung | Einsteiger, Freelancer |
| sevDesk | ab 8,90 € | Automatische Belegerkennung | Kleine Unternehmen |
| FastBill | ab 8,99 € | Fokus auf Rechnungsstellung | Dienstleister |
| DATEV | ab 15,00 € | Profi-Lösung, Steuerberater-Integration | Größere Unternehmen |
Tipp:
Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testphasen an. Probieren Sie 2-3 Programme aus, bevor Sie sich entscheiden. Achten Sie besonders auf die ELSTER-Schnittstelle für die direkte Übermittlung ans Finanzamt.
Belegorganisation
Eine gute Belegorganisation spart Zeit und Nerven – besonders bei der Steuererklärung oder einer Betriebsprüfung.
1. Sofort erfassen
Scannen oder fotografieren Sie Belege sofort nach Erhalt. Apps wie die von lexoffice oder sevDesk erkennen Daten automatisch.
2. Systematisch ablegen
Ordnen Sie Belege nach Kategorien (Einnahmen, Ausgaben, Reisekosten) und chronologisch. Nutzen Sie einheitliche Dateinamen.
3. Regelmäßig buchen
Verbuchen Sie Belege wöchentlich oder zumindest monatlich. So behalten Sie den Überblick und vermeiden Stress am Jahresende.
Aufbewahrungsfristen
Das Finanzamt kann Unterlagen auch Jahre später noch anfordern. Diese Fristen müssen Sie einhalten:
6 Jahre aufbewahren
- • Geschäftsbriefe (gesendet und empfangen)
- • Angebote und Auftragsbestätigungen
- • Mahnungen
- • Versicherungspolicen
10 Jahre aufbewahren
- • Rechnungen (Ausgang und Eingang)
- • Kontoauszüge und Buchungsbelege
- • Jahresabschlüsse und Steuererklärungen
- • Verträge mit steuerlicher Relevanz
Wichtig:
Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde. Ein Beleg vom Januar 2026 muss also bis Ende 2036 aufbewahrt werden.
Steuerberater: Ja oder Nein?
Ob Sie einen Steuerberater benötigen, hängt von Ihrer Situation ab:
Selbst machen lohnt sich bei:
- Einfacher Geschäftsstruktur (EÜR)
- Wenigen monatlichen Buchungen
- Affinität zu Zahlen und Software
- Ausreichend Zeit für die Buchhaltung
Steuerberater empfohlen bei:
- Bilanzierungspflicht
- Komplexen Geschäftsvorfällen
- Mitarbeitern (Lohnbuchhaltung)
- Zeitmangel oder Unsicherheit
Versicherungskosten richtig verbuchen
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- Persönliche Beratung
Häufige Buchhaltungsfehler vermeiden
❌ Private und geschäftliche Ausgaben vermischen
Führen Sie unbedingt ein separates Geschäftskonto. Das erleichtert die Buchhaltung enorm und ist bei Betriebsprüfungen unerlässlich.
❌ Belege nicht aufbewahren
Ohne Beleg keine Betriebsausgabe! Sammeln Sie alle Quittungen, auch für kleine Beträge. Digitale Kopien werden vom Finanzamt akzeptiert.
❌ Umsatzsteuer vergessen
Denken Sie bei der Umsatzsteuer daran: Sie gehört nicht Ihnen! Legen Sie die vereinnahmte Umsatzsteuer beiseite und überweisen Sie sie pünktlich ans Finanzamt.
❌ Fristen versäumen
Verspätete Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder Steuererklärungen führen zu Verspätungszuschlägen. Nutzen Sie Kalender-Erinnerungen!